Office Manager

Office Manager ve společnosti Knight Frank je zodpovědný/á za celkový chod, atmosféru a neustálé zlepšování pracovního prostředí kanceláře. Nejde jen o administrativní podporu – tato role je vlastníkem kanceláře jako prostoru i zážitku.

Cílem je zajistit, aby kancelář byla nejen funkční, ale také estetická, reprezentativní a příjemná pro zaměstnance i klienty. Role aktivně přichází s nápady, iniciuje změny, řídí dodavatele a dlouhodobě posouvá kvalitu pracovního prostředí.

Klíčové odpovědnosti

1. Ownership kancelářského prostředí

• Kompletní odpovědnost za vzhled a fungování kanceláře (recepce, zasedací místnosti, kuchyňka, společné prostory).
• Aktivní práce na tom, aby kancelář byla reprezentativní, funkční a příjemná.
• Zajištění, že prostředí odpovídá standardům a značce Knight Frank.
• Neustálé zlepšování „office experience“ pro zaměstnance i návštěvy.

2. Neustálé zlepšování a inovace

• Aktivní sběr zpětné vazby od kolegů a hledání příležitostí ke zlepšení.
• Navrhování a realizace nových řešení (např. zlepšení pracovního prostředí).
• Přicházení s nápady, jak kancelář posunout na vyšší úroveň (design, služby, technologie).
• Vedení menších projektů zaměřených na rozvoj pracovního prostředí.

3. Řízení dodavatelů a výběrová řízení

• Kompletní správa externích dodavatelů (úklid, květiny, káva, servis apod.).
• Organizace tendrů na dodavatele (např. květinová výzdoba, office služby).
• Vyjednávání podmínek a kontrola kvality dodávaných služeb.
• Budování dlouhodobých vztahů s dodavateli.

4. Dohled nad provozem kanceláře

• Zajištění plynulého každodenního chodu kanceláře.
• Dohled nad oblastmi: recepce a první kontakt s klienty, zasedací místnosti a sdílené prostory, kuchyňka a technické zázemí, vozový park

5. Interní komunikace a spolupráce

• Role hlavního kontaktního bodu pro office-related témata
• Aktivní komunikace s týmy napříč firmou
• Spolupráce s odděleními (Marketing, HR, Property Management apod.)
• Podpora pozitivní firemní kultury.

6. Eventy a firemní kultura

• Organizace a spoluvytváření interních i klientských akcí.
• Přinášení nápadů, jak skrze prostředí a eventy posilovat kulturu firmy.
• Důraz na kvalitu, detail a celkový dojem.

Požadavky na kandidáta

• Zkušenost na pozici Office Managera, seniorní asistentky nebo obdobné roli.
• Silný cit pro detail, estetiku a prostředí
• Perfektní znalost českého jazyka na úrovni rodilého mluvčího i velmi kultivovaný písemný projev, velmi dobrou znalost angličtiny - každodenní komunikace
• Přirozená schopnost vidět, co lze zlepšit – a dotahovat změny
• Hands-on přístup - spousta uvedených aktivit shora je nutné i vykonávat, když je potřeba, ne jenom dohlížet na ně
• Výborné organizační a projektové schopnosti.
• Samostatnost, tah na výsledek a přístup „tohle je moje kancelář“.

Ideální profil osobnosti

Člověk, který vidí věci, které ostatní přehlíží

Má přirozený smysl pro prostor, detail a atmosféru

Baví ho věci zlepšovat, zkrášlovat a posouvat

Přemýšlí ve stylu: „jak to udělat ještě lepší?“

Nečeká na zadání – sám přichází s řešeními